Komunikasi adalah sebuah proses yang melibatkan tahapan atau alur tertentu.
Alur dan proses komunikasi sebenarnya sudah rergambar dalam ulasan tentang unsur komunikasi.
Secara ringkas, Proses Komunikasi dapat dipahami dalam bagan berikut ini:
Proses komunikasi dimulai dari adanya pesan, encoding pesan dan penyampaiannya oleh komunikator, diterima oleh komunikan, lalu di-decoding, menimbulkan dampak dan umpan balik.
Proses Komunikasi
Berikut ini ulasan tentang Communication Process dari NJIT.
Komunikasi paling baik dapat diringkas sebagai transmisi pesan dari pengirim ke penerima dengan cara yang dapat dimengerti.
Pentingnya komunikasi yang efektif tidak dapat diukur dalam dunia bisnis dan kehidupan pribadi.
Dari perspektif bisnis, komunikasi yang efektif adalah suatu keharusan mutlak, karena biasanya menjelaskan perbedaan antara sukses dan gagal atau untung dan rugi.
Jelaslah bahwa komunikasi bisnis yang efektif sangat penting untuk keberhasilan operasi perusahaan modern. Setiap pelaku bisnis perlu memahami dasar-dasar komunikasi yang efektif.
Saat ini, perusahaan atau lembaga bisnis sedang berupaya mewujudkan manajemen kualitas total.
Komunikasi yang efektif adalah komponen terpenting dari manajemen kualitas total.
Cara individu memandang dan berbicara satu sama lain di tempat kerja tentang berbagai masalah merupakan penentu utama kesuksesan bisnis.
Terbukti bahwa komunikasi yang buruk menurunkan kualitas, melemahkan produktivitas, dan pada akhirnya menyebabkan kemarahan dan kurangnya kepercayaan di antara individu-individu di dalam organisasi.
Pengertian Proses Komunikasi
Proses komunikasi adalah panduan untuk mewujudkan komunikasi yang efektif.
Melalui proses komunikasi itulah pembagian makna bersama antara pengirim dan penerima terjadi.
Individu yang mengikuti proses komunikasi akan memiliki kesempatan untuk menjadi lebih produktif dalam setiap aspek profesinya. Komunikasi yang efektif mengarah pada pemahaman.
Komponen Komunikasi
Proses komunikasi terdiri dari empat komponen utama. Komponen tersebut termasuk encoding, media transmisi, decoding, dan umpan balik.
Ada juga dua faktor lain dalam prosesnya, dan kedua faktor tersebut ada dalam bentuk pengirim dan penerima.
Proses komunikasi dimulai dengan pengirim dan diakhiri dengan penerima.
1. Pengirim (Sender)
Pengirim adalah individu, kelompok, atau organisasi yang memulai komunikasi yang dikenal dengan sebutan komunikator (communicator).
Sumber ini awalnya bertanggung jawab atas keberhasilan pesan tersebut.
Pengalaman, sikap, pengetahuan, keterampilan, persepsi, dan budaya pengirim memengaruhi pesan.
“Kata-kata tertulis, kata-kata yang diucapkan, dan bahasa nonverbal yang dipilih adalah yang terpenting dalam memastikan penerima menafsirkan pesan seperti yang dimaksudkan oleh pengirim” (Burnett & Dollar, 1989).
Semua komunikasi dimulai dengan pengirim pesan.
2. Pengkodean (Encoding)
Langkah pertama yang dihadapi pengirim melibatkan proses pengkodean (encoding).
Untuk menyampaikan makna, pengirim harus memulai encoding, yaitu menerjemahkan informasi menjadi pesan dalam bentuk simbol yang merepresentasikan ide atau konsep.
Proses ini menerjemahkan ide atau konsep ke dalam pesan berkode yang akan dikomunikasikan.
Simbol dapat mengambil berbagai bentuk seperti, bahasa, kata, atau gerak tubuh. Simbol-simbol ini digunakan untuk menyandikan ide menjadi pesan yang dapat dipahami orang lain.
Saat menyandikan pesan, pengirim harus memulai dengan memutuskan apa yang ingin dia kirim.
Keputusan pengirim ini didasarkan pada apa yang dia yakini tentang pengetahuan dan asumsi penerima, bersama dengan informasi tambahan apa yang dia ingin penerima miliki.
Penting bagi pengirim untuk menggunakan simbol yang familiar bagi penerima yang dituju.
Cara yang baik bagi pengirim untuk meningkatkan pengkodean pesan mereka, adalah dengan memvisualisasikan komunikasi secara mental dari sudut pandang penerima.
3. Saluran (Channel)
Untuk mulai mengirimkan pesan, pengirim menggunakan beberapa jenis saluran (juga disebut media).
Saluran adalah sarana yang digunakan untuk menyampaikan pesan. Sebagian besar saluran berupa lisan atau tulisan, tetapi saat ini saluran visual menjadi lebih umum seiring berkembangnya teknologi.
Saluran umum termasuk telepon dan berbagai bentuk tertulis seperti memo, surat, dan laporan.
Efektivitas berbagai saluran berfluktuasi tergantung pada karakteristik komunikasi.
Misalnya, ketika umpan balik segera diperlukan, saluran komunikasi lisan lebih efektif karena ketidakpastian dapat dibereskan saat itu juga.
Dalam situasi di mana pesan harus disampaikan kepada lebih dari sekelompok kecil orang, saluran tertulis seringkali lebih efektif. Meskipun dalam banyak kasus, saluran lisan dan tertulis harus digunakan karena yang satu melengkapi yang lain.
Jika pengirim menyampaikan pesan melalui saluran yang tidak sesuai, pesannya mungkin tidak sampai ke penerima yang tepat.
Itulah mengapa pengirim perlu mengingat bahwa memilih saluran yang sesuai akan sangat membantu dalam keefektifan pemahaman penerima.
Keputusan pengirim untuk menggunakan saluran lisan atau tertulis untuk mengkomunikasikan pesan dipengaruhi oleh beberapa faktor.
Pengirim harus mengajukan pertanyaan yang berbeda kepada dirinya sendiri, sehingga mereka dapat memilih saluran yang sesuai.
- Apakah pesannya mendesak?
- Apakah umpan balik segera diperlukan?
- Apakah dokumentasi atau catatan permanen diperlukan?
- Apakah kontennya rumit, kontroversial, atau pribadi?
- Apakah pesan tersebut dikirim ke seseorang di dalam atau di luar organisasi?
- Apa keterampilan komunikasi lisan dan tertulis yang dimiliki penerima?
Setelah pengirim menjawab semua pertanyaan ini, mereka dapat memilih saluran yang efektif.
4. Penafsiran (Decoding)
Setelah saluran atau saluran yang sesuai dipilih, pesan memasuki tahap decoding dari proses komunikasi.
Decoding dilakukan oleh penerima. Setelah pesan diterima dan diperiksa, stimulus dikirim ke otak untuk diinterpretasikan, untuk memberikan beberapa jenis makna padanya.
Tahap pemrosesan inilah yang merupakan decoding. Penerima mulai menafsirkan simbol yang dikirim oleh pengirim, menerjemahkan pesan ke rangkaian pengalaman mereka sendiri untuk membuat simbol itu bermakna.
Komunikasi yang berhasil terjadi ketika penerima menafsirkan pesan pengirim dengan benar.
5. Penerima (Receiver)
Penerima adalah individu atau individu yang menjadi tujuan pesan tersebut.
Sejauh mana orang ini memahami pesan akan bergantung pada sejumlah faktor, yang meliputi:
- seberapa banyak individu atau individu mengetahui tentang topik,
- penerimaan mereka terhadap pesan, dan
- hubungan serta kepercayaan yang ada antara pengirim dan penerima .
Semua interpretasi oleh penerima dipengaruhi oleh pengalaman, sikap, pengetahuan, keterampilan, persepsi, dan budaya mereka.
Ini mirip dengan hubungan pengirim dengan pengkodean.
6. Umpan Balik (Feedback)
Umpan balik adalah mata rantai terakhir dalam rantai proses komunikasi.
Setelah menerima pesan, penerima menanggapi dengan cara tertentu dan memberi sinyal tanggapan itu kepada pengirim.
Sinyal tersebut dapat berupa komentar lisan, desahan panjang, pesan tertulis, senyuman, atau tindakan lainnya.
“Bahkan kurangnya tanggapan, dalam arti, merupakan bentuk tanggapan” (Bovee & Thill, 1992).
Tanpa umpan balik, pengirim tidak dapat memastikan bahwa penerima telah menafsirkan pesan dengan benar.
Umpan balik adalah komponen kunci dalam proses komunikasi karena memungkinkan pengirim untuk mengevaluasi keefektifan pesan.
Umpan balik pada akhirnya memberikan kesempatan bagi pengirim untuk mengambil tindakan korektif untuk mengklarifikasi pesan yang disalahpahami.
“Umpan balik memainkan peran penting dengan menunjukkan hambatan komunikasi yang signifikan: perbedaan latar belakang, interpretasi kata yang berbeda, dan reaksi emosional yang berbeda” (Bovee & Thill, 1992).
Proses komunikasi adalah panduan sempurna untuk mencapai komunikasi yang efektif.
Jika diikuti dengan benar, proses tersebut biasanya dapat memastikan bahwa pesan pengirim akan dipahami oleh penerima.
7. Gangguan (Noise)
Meskipun proses komunikasinya tampak sederhana, pada dasarnya tidak. Hambatan atau gangguan tertentu muncul dengan sendirinya selama proses berlangsung.
Hambatan tersebut merupakan faktor yang berdampak negatif pada proses komunikasi.
Beberapa hambatan umum termasuk:
- penggunaan media (saluran) yang tidak tepat,
- tata bahasa yang salah,
- kata-kata yang menghasut,
- kata-kata yang bertentangan dengan bahasa tubuh, dan
- jargon teknis.
Kebisingan juga merupakan penghalang umum lainnya. Kebisingan dapat terjadi selama tahap proses apa pun.
Kebisingan pada dasarnya adalah segala sesuatu yang mendistorsi pesan dengan mengganggu proses komunikasi.
Kebisingan dapat terjadi dalam berbagai bentuk, termasuk:
- radio yang diputar di latar belakang,
- orang lain mencoba memasuki percakapan Anda, dan
- gangguan lain yang menghalangi penerima untuk memperhatikan.
Komunikasi yang berhasil dan efektif dalam suatu organisasi bermula dari pelaksanaan proses komunikasi.
Semua anggota dalam suatu organisasi akan meningkatkan keterampilan komunikasi mereka jika mereka mengikuti proses komunikasi, dan menjauh dari hambatan yang berbeda.
Terbukti bahwa individu yang memahami proses komunikasi akan berkembang menjadi komunikator yang lebih efektif, dan komunikator yang efektif memiliki peluang lebih besar untuk menjadi sukses.
Demikian proses komunikasi.
BIBLIOGRAPHY
Burnett, M.J., & Dollar, A. (1989). Business Communication: Strategies for Success. Houston, Texas: Dane.
Ivancevich, J.M., Lorenzi, P., Skinner, S.J., & Crosby, P.B. (1994). Management: Quality and Competitiveness. Burr Ridge, IL: Irwin.
Gibson, J.W., & Hodgetts, R.M. (1990). Business Communication: Skills and Strategies. NY, NY: Harper & Row.
Bovee, C.L., & Thill, J.V. (1992). Business Communication Today. NY, NY: McGraw-Hill.
Berko, R.M., Wolvin, A.D., & Curtis, R. (1986). This Business of Communicating. Dubuque, IO: WCB.
Wright, P.M., & Noe, R.A., (1995). Management of Organizations. Chicago, IL: Irwin.
