Menulis atau membuat press release merupakan bagian dari tupoksi humas khususnya kegiatan hubungan media. Berikut Cara Membuat Press Release atau rilis pers, termasuk pengertian, tujuan, jenis-jenis, dan contohnya.
Cara membuat siaran pers disebut juga teknik menyusun rilis korporasi –merujuk pada penulisan rilis pers yang dibuat lembaga bisnis atau perusahaan sebagai bagian dari komunikasi bisnis dan/atau komunikasi publik.
Press release dalam bahasa Indonesia disebut rilis pers, siaran pers, atau rilis saja. Dalam konteks jurnalistik, press release merupakan berita yang dibuat oleh humas sebuah lembaga.
Karenanya, humas lembaga harus memilik staf humas atau praktisi public relations (PR) yang menguasai keterampilan menulis, termasuk menulis rilis berita.
Bahkan, praktisi humas profesional juga dituntut menguasai skill jurnalistik dasar seperti reportase, fotografi, dan memahami kode etik jurnalistik selain kode etik humas.
Pengertian Press Release
Press release merupakan salah satu sarana humas untuk publikasi. Terampil menulis rilis berita menjadi bagian dari skill utama praktisi humas.
Secara bahasa, press release artinya rilis pers atau “berita untuk surat kabar”.
Dalam bahasa Inggris, menurut Cambridge Dictionary, press release artinya:
- Pernyataan publik yang diberikan kepada pers untuk dipublikasikan jika mereka mau.
- Pernyataan tertulis dari seseorang atau kelompok yang diberikan kepada surat kabar dan lembaga penyiaran untuk menjadi bagian dari berita
- Pernyataan publik yang diberikan oleh perusahaan atau organisasi kepada wartawan untuk dipublikasikan jika mereka ingin.
Press release disebut juga news release atau siaran berita. Pada dasarnya, press release memang sebuah berita, yaitu berita yang dibuat oleh humas lembaga/perusahaan.
Pada praktiknya, staf humas membuat rilis, lalu mengirimkannya kepada media massa atau wartawan. Media lalu mempublikasinanya dengan mencantumkan sumber, misalnya, menyebutkan “dalam siaran pernya” atau “dalam keterangan tertulisnya”.
Di era media cetak, rilis pers dikirimkan melalui faksimili atau dalam sebuah surat (print-out). Kini, di era internet, siaran pers dikirim via email, WhatsApp, bahkan hanya dipublikasikan di website lembaga atau media sosial, lalu media mengutipnya.
Press Release dalam suatu perusahaan atau lembaga biasanya ditulis oleh bagian Public Relation atau bagian humas.
Jadi, press release adalah sebuah informasi berupa tulisan yang disampaikan kepada publik atau masyarakat, perusahaan lain, dan lembaga lain dengan tujuan mempromosikan citra perusahaan atau lembaga.
Penggunaan press release pada beberapa perusahaan digunakan untuk melakukan promosi atau marketing produk baru. Semakin banyak orang yang tahu tentang produk baru suatu perusahaan, maka peluang produk baru itu laris dipasaran juga semakin besar.
Fungsi Press Release
Press release merupakan bagian dari kegiatan kehumasan bidang hubungan media sekaligus komunikasi publik lembaga. Dalam literatur kehumasan penulis siaran pers masuk dalam penulisan humas atau PR Writing.
Karenanya, staf humas wajib menguasai keterampilan menulis sebagai “PR tradisional skills”.
Fungsi sekaligus tujuan press release sebagai berikut:
- Membangun kredibilitas perusahaan/organisasi
- Memudahkan untuk eksposur bisnis perusahaan/organisasi
- Media konferensi pers perusahaan/organisasi
- Membangun citra positif pada khalayak
- Media branding produk/brand perusahaan
Jenis-Jenis Press Release
Press release yang paling sering dibuat humas adalah rilis kegiatan dan pernyataan resmi atas isu yang berkembang di masyarakat.
Berikut ini jenis-jenis rilis pers.
1. Basic Press Release
Disebut juga Basic Publicity Release, jenis rilis pers dasar ini biasanya berupa berita mengenai masalah internal perusahaan.
Isinya memberikan informasi yang ada di dalam suatu perusahaan atau lembaga, namun memiliki nilai berita (news value) yang bisa diterima oleh media massa. Misalnya, rilis tentang pergantian pucuk pimpinan atau peresmian kantor baru.
2. Product Release
Rilis berupa informasi produk atau jasa/layanan. Siaran pers jenis ini digunakan untuk pemasaran produk/jasa.
Product release fokus pada soft selling atau promosi produk baru, cabang perusahaan baru, dan sejenisnya. Namun, biasanya pada Product Release biasanya digunakan untuk mempromosikan produk baru dari sebuah perusahaan.
Pada umumnya, Press Release jenis ini diterbitkan di media-media yang berkaitan ekonomi dan bisnis.
Di lembaga pemerintah, rilis jenis ini berisi sosialisasi kebijakan baru atau program layanan baru bagi masyarakat.
3. Financial Release
Rilis keuangan berisi informasi mengenai keuangan perusahaan. Rilis jenis ini dimaksudkan untuk menarik investor baru dan membangun hubungan yang baik dengan relasi dan pemegang saham.
Rilis jenis ini menunjukkan manajemen keuangan perusahaan yang mendukung kelancaran kehidupan perusahaan.
Selain itu, keterbukaan informasi mengenai keuangan perusahaan sangat dibutuhkan untuk mendapatkan investor potensial.
Sebagai contoh, perusahaan yang membuat financial release di Indonesia adalah perusahaan-perusahaan terbuka yang terdaftar di Bursa Efek Indonesia (BEI).
Rilis berisi informasi tentang kondisi keuangan perusahaan ini jarang dibuat perusahaan untuk publik, melainkan hanya kalangan terbatas –komisaris, pemilik saham, investor, dan kalangan internal lembaga.
4. Event Release
Event release adalah siaran pers mengenai kegiatan lembaga. Jenis relis berita ini mungkin paling sering dibuat humas lembaga untuk publikasi kegiatannya, mulai kegiatan internal yang harus diketahui publik hingga kegiatan yang melibatkan masyarakat luas.
Kegiatan job fair, lowongan kerja, pameran, hingga peresmian kantor baru masuk dalam kategori rilis event.
Struktur Press Release
Rilis pers hakikatnya sebuah berita –karenanya disebut juga news release atau rilis berita. Karena merupakan berita, maka strukturnya pun sama dengan struktur berita dengan penambahan informasi terkait lembaga penerbit rilis.
Biasanya, di bagian atas rilis ada “kop surat” dan keterangan “Press Release” dan di bagian akhir ada penanggung jawab rilis, misanya kepala bagian humas, alamat kantor, dan contact person.
Struktur press release, sebagaimana naskah berita pada umumnya, terdiri dari judul, teras, dan isi berita.
1. Judul (head)
Judul rilis harus dibuat semenarik mungkin, supaya informasi yang diberikan banyak yang membacanya.
Selain itu, penulisan judul harus mewakili isi yang ada di dalam press release. Judul dengan kalimat aktif akan memudahkan pembaca untuk memahami pesan atau maksud dari informasi yang disampaikan oleh perusahaan atau lembaga.
Biasanya, judul siaran pers –seperti judul berita– merupakan ringkasan isi berita dan berupa kalimat lengkap –minimal subjek dan predikat.
Contoh:
- Pemkot Bandung Luncurkan Program Sabandung
- PT Makmur Jaya Jalin Kerja Sama dengan Kampus
2. Teras (lead)
Struktur press release yang kedua adalah teras atau lead. Ini adalah kalimat atau alinea pertama setelah judul.
Teras adalah bagian pembuka dari sebuah berita/rilis. Cara menyusun teras paling mudah adalah summary lead, yaitu meringkas isi berita dengan memasukkan unsur 5W1H:
- Who (siapa),
- What (apa),
- Where (di mana),
- When (kapan),
- Why (kenapa),
- How (bagaimana).
Contoh teras berita:
Pemerintah Kota (Pemkot) Bandung meluncurkan program Sabandung (Sangu Bancakan urang Bandung), gerakan berbagi nasi bungkus bagi masyarakat yang terdampak di masa pandemi corona atau covid-19. Kegiatan tersebut akan rutin dilaksanakan satu pekan sekali di 151 kelurahan di Kota Bandung.
3. Isi (body)
Isi berita atau rilis adalah bagian naskash pers setelah judul dan teras.
Bagian isi merupakan detail atau rincian dari yang sudah disampaikan di judul dan teras, termasuk kutipan, baik kutipan langsung maupun kutipan tidak langsung, dari pernyataan narasumber atau sumber berita.
Contoh Isi Berita:
Dalam contoh di atas, lanjutan beritanya –setelah teras– sebagai berikut:
Kepala Bagian (Kabag) Bidang Pemerintahan Umum Setda Pemkot Bandung, Pagat Risjanuar Passa mengatakan Sabandung merupakan gerakan berbagi nasi bungkus untuk warga terdampak covid-19. Menurutnya, peluncuran program dilakukan serentak di 151 kelurahan Kota Bandung.
“Sasaran dapur Sabandung untuk warga miskin terdampak covid-19 lalu warga nomaden dan warga yang sedang dikarantina ODP PDP, asupan makanan bisa dibantu disini,” ujarnya saat acara peluncuran program di Kelurahan Babakan Ciparay, Jalan Caringin Kota Bandung, Jumat (8/5).
Dalam satu pekan, menurutnya kelurahan akan menyalurkan 200 nasi bungkus kepada masyarakat terdampak covid-19. Katanya, anggaran yang digunakan untuk pengadaan nasi bungkus tersebut berasal dari 50 persen dana kelurahan yang bersumber dari Program Inovasi Pemberdayaan Pembangunan Kewilayahan (PIPPK) untuk sosial
“200 bungkus minimal tiap minggu di semua kelurahan, anggaran DPA kelurahan Rp 20 ribu perbungkus (program perlindungan sosial),” ujarnya. Katanya, jumlah yang disalurkan perminggu bisa bertambah seiring banyaknya masyarakat yang ikut peduli menambah nasi bungkus dan terlibat dalam gerakan tersebut.
Proses memasak nasi dan laukpauknya sendiri, Pagat mengungkapkan kelurahan bekerjasama dan melakukan pemberdayaan terhadap rumah-rumah sekitar kelurahan. Katanya, pihaknya tidak memproduksi makanan seperti dapur umum sebab dikhawatirkan terjadinya kerumunan massa.
“Masaknya diserahkan ke masing-masing kewilayahan tapi ada yang kelurahan (kerjasama dengan) rumah makan, rumah warga dan hotel. Mereka sekaligus membantu memasak,” katanya.
Wali Kota Bandung, Oded M Danial mengajak seluruh masyarakat Kota Bandung yang berkecukupan dan peduli untuk terlibat dalam gerakan berbagi kepada masyarakat Kota Bandung melalui program Sabandung. Menurutnya, jumlah masyarakat miskin yang terdata dalam penerima bantuan pemerintah dan yang belum pernah mencapai 130 ribu kepala keluarga.
“Saya mengetuk semua warga Kota Bandung yang tidak terdaftar di dalam kategori itu (penerima bantuan dan rentan miskin) khusus kepada pengusaha dan masyarakat Kota Bandung yang punya nilai lebih mari saatnya berbagi melalui gerakan Sabandung,” katanya.
Ketua Forum Bandung Sehat, Siti Muntamah mengatakan gerakan Sabandung turut melibatkan pihak ketiga dalam berbagi kepada masyarakat di masa pandemi corona. Diharapkan, katanya gerakan tersebut bisa menjadi solusi bagi masyarakat.
“Kalau ada tujuh (orang keluarga) dikasih tiga (bungkus), kalau lima dua bungkus,” katanya. Ia pun mengapresiasi masyarakat di tingkat RW yang berinisiatif mengumpulkan bantuan untuk disalurkan kepada masyarakat yang terkena dampak covid-19.
Perwakilan Yayasan Dana Sosial Priangan, Djoni Toat mengungkapkan pihaknya mendorong agar masyarakat turut terlibat dalam gerakan berbagi bagi masyarakat terdampak covid-19. “Saya mengimbau masyarakat Bandung membantu gerakan ini, terutama masyarakat Tionghoa perhatikan masyarakat sekitar. Bantuan tidak melihat suku ras dan agama,” katanya. (ROL).
Halaman berikutnya: Teknis Cara Membuat Press Release dan Contoh Siaran Pers.
