Cara Komunikasi Efektif

Pengertian komunikasi efektif adalah komunikasi yang mangkus, berhasil guna. Berikut ini teknik, tips, atau cara komunikasi efektif.

Kita berkomunikasi untuk menyampaikan pesan. Agar pesan diterima dan dipahami, juga berdampak, diperlukan komunikasi efektif (effective communication).

Komunikasi yang efektif menghasilkan perubahan sikap dan tidak menimbulkan salah paham atau mispersepsi. Apa itu komunikasi efektif dan bagaimana cara melakukannya?

 

Pengertian Komunikasi Efektif

Secara bahasa, efektif artinya antara lain ada efeknya (akibatnya, pengaruhnya, kesannya); manjur atau mujarab; dapat membawa hasil; berhasil guna. (KBBI)

Komunikasi efektif (effective communication) artinya komunikasi yang berdampaik, berhasil mencapai tujuan, pesan dapat diterima dengan baik dan mendapatkan respons yang diharapkan.

Komunikasi dikatakan baik dan efektif apabila dilaksanakan secara dua arah, yaitu ada pihak yang menyampaikan pesan (komunikator) dan pihak yang menerima pesan (komunikan), diikuti dengan saling memberikan respons (umpan balik/feedback), sehingga ada interaksi.

Banyak orang kesulitan menyampaikan pesan dengan baik. Mereka membutuhkan keterampilan komunikasi efektif, mulai dari formulasi pesan (what) hingga cara menyampaikannya (how).

Faktor Komunikasi Efektif

Dell Hymes mengatakan, efektif-tidaknya suatu komunikasi dipengarui oleh empat faktor, yaitu sarana atau media, bahasa, topik, dan suasana atau keasaan.

1. Media

Sarana atau media meliputi antara lain buku, surat, telepon, teleks, dll.

Kesalahan memilih media bisa berakibat pada gagalnya komunikasi, dalam arti pesan yang disampaikan pembicara atau pengirim pesan tidak bisa di tangkap atau dimengerti oleh pendengar atau penerima pesan.

Kalau ingin menceritakan tergulingnya dua mobil dalam satu rally melalui telepon sangat mungkin lawan bicara tidak bisa sepenuhnya menangkap maksud cerita. Menceritakan peristiwa yang dahsyat penuh dengan action melalui telepon sangatlah tidak tepat.

Mestinya, medianya adalah tatap muka, sebab menceritakan peristiwa semacam itu kita memerluka gestur (gerakan tangan untuk memberii tekanan pada apa yang sedang kita ungkapkan), ekspresi wajib, gerakan tubuh, dan kontak muka.

Kalau unsur-unsur bahasa nonverbal ini dimanfaatkan sepenuhnya, komunikasi akan efektif.

2. Bahasa

Bahasa yang dimaksud disini adalah ragam bahasa, apakah standar-normal (kata buku, resmi), apakah informal (tak resmi), atau nonstandar.

Berbicara dengan abang becak atau penjual sayuran di pasar menggunakan bahasa standar-formal tidaklah tepat.

Mengapa? Karena mereka kurang memahami bahasa standar dan sama sekali tidak akrab dengan ragam bahasa ini.

Mereka justru akrab dengan bahasa non standar yang tempo dulu dikenal sebagai bahasa melayu (pasar).

Dengan demikian, jika menggunakan bahasa standar komunikasi justru tidak efektif.

Berbicara dengan mereka sebaiknya menurunkan level bahasa yang digunakan.

3. Topik

Topik adalah jenis pesan. Orang yang berpengetahuan luas dapat
menangkap banyak macam pesan.

Sebaliknya, orang yang berpengetahuan terbatas hanya dapat menangkap sedikit macam pesan saja.

Bapak atau ibu tani yang sehari-hari bekerja di sawah dan biasanya tidak banyak membaca buku pengetahuan, akan sulit memahami apa itu “politik bebas aktif” atau “ideologi bangsa” pada saat mereka menghadiri sebuah acara di balai
kelurahan.

Topik-topik itu begitu asing bagi mereka. Penataran untuk mereka sebaiknya difokuskan pada bagaimana hidup rukun dengan
tetangga, saling menolong, saling menghormati.

Pendek kata, topik yang ditampilkan haruslah dalam jangkauan pengetahuan mereka. Kalau tidak, komunikasi tidak akan efektif.

Selain itu, cara mengomunikasikannya juga harus yang mudah dipahami, bukan menggunakan istilah-istilah “ilmiah” atau teoretis.

4. Suasana dan Keadaan

Suasana adalah suasana dalam saat-saat tertentu, misalnya suasana duka.

Keadaan adalah keadaan kesehatan atau emosi seseorang pada saat tertentu.Orang yang sedang dalam suasana berkabung enggan diajak berbicara macam-macam.

Maka, sebaiknya jangan mengobrol dengannya, tetapi menemaninya saja.

Orang yang sedang dikuasai amarah biasanya tidak bisa diajak bicara. Biarlah dia reda dulu, barulah di ajak bercakap-cakap pelan-pelan.

Jelaskan masalahnya dengan cara segamblang mungkin, serta sederhana dan serasional mungkin.

Jadi, kalau berkomunikasi tanpa mempertimbangkan suasana atau keadaan pesan yang disampaikan sangat mungkin tidak akan sampai atau tidak akan efektif.

Hambatan Komunikasi Efektif

Komunikasi yang tidak efektif tidak hanya disebabkan oleh keempat faktor di atas.

Menurut John Powell, komunikasi efektif juga dipengaruhi adanya “communication blocks” atau “penghalang komunikasi”.

Penghalang atau hambatan ini bersifat psikologis dan berkecamuk dalam diri orang yang sedang berperan sebagai penerima atau pendengar.

Sebab yang paling mendasar, mengapa orang secara tidak sadar menganyam tirai penghalang komunikasi adalah kesibukan memikirkan diri sendiri.

Ron Ludlow & Fergus Panton menggambarkan hambatan-hambatan yang menyebabkan komunikasi tidak efektif sebagai berikut.

1. Status effect

Adanya perbedaaan pengaruh status sosial yang dimiliki setiap manusia. Misalnya karyawan dengan status sosial yang lebih rendah harus tunduk dan patuh apa pun perintah yang diberikan atasan. Maka karyawan tersebut tidak dapat atau takut mengemukakan aspirasinya atau pendapatnya.

2. Semantic Problems

Faktor semantik menyangkut bahasa yang dipergunakan komunikator sebagai alat untuk menyalurkan pikiran dan perasaanya kepada komunikan.

Demi kelancaran komunikasi seorang komunikator harus benar-benar memperhatikan gangguan sematis ini, sebab kesalahan pengucapan atau kesalahan dalam penulisan dapat menimbulkan:

• salah pengertian (misunderstanding)
• salah penafsiran (misinterpretation)
• salah komunikasi (miscommunication).

Misalnya, kesalahan pengucapan bahasa dan salah penafsiran, seperti pengucapan demonstrasi menjadi demokrasi, kedelai menjadi keledai, dan lain-lain.

3. Perceptual distorsion

Perceptual distorsion dapat disebabkan karena perbedaan cara pandangan yang sempit pada diri sendiri dan perbedaaan cara berpikir serta cara mengerti yang sempit terhadap orang lain.

Distoris persepsi dalam komunikasi mengakibatkan terjadinya perbedaan persepsi dan wawasan atau cara pandang antara satu dengan yang lainnya.

4. Cultural Differences

Hambatan yang terjadi karena disebabkan adanya perbedaan kebudayaan, agama, dan lingkungan sosial.

Dalam suatu organisasi terdapat beberapa suku, ras, dan bahasa yang berbeda. Akibatnya, ada beberapa kata yang memiliki arti berbeda di tiap suku.

Sebagai contoh, kata jangan dalam bahasa Indonesia artinya tidak boleh, tetapi orang suku jawa mengartikan kata tersebut suatu jenis makanan berupa sup.

5. Physical Distractions

Hambatan ini disebabkan oleh gangguan lingkungan fisik terhadap proses berlangsungnya komunikasi.

Contohnya: suara riuh orang-orang atau kebisingan, suara hujan atau petir, dan cahaya yang kurang jelas.

6. Poor choice of communication channels

Ini adalah gangguan yang disebabkan pada media yang dipergunakan dalam melancarkan komunikasi.

Contoh dalam kehidupan sehari-hari misalnya sambungan telephone yang terputus-putus, suara radio yang hilang dan muncul, gambar yang kabur pada pesawat televisi, huruf ketikan yang buram pada surat sehingga informasi tidak dapat ditangkap dan dimengerti dengan jelas.

Faktor Ketepatan

Menurut Mc. Crosky Larson dan Knapp, komunikasi yang efektif dapat dicapai dengan mengusahakan ketepatan (accuracy) yang paling tinggi derajatnya antara komunikator dan komunikan dalam proses komunikasi.

Komunikasi yang efektif hanya dapat terjadi jika komunikator dan komunikan memiliki persamaan dalam pengertian, sikap, dan bahasa.

Sebuah komunikasi dikatakan efektif apabila:

1. Pesan dapat diterima dan dimengerti serta dipahami sebagaimana yang dimaksud oleh pengirimnya.
2. Pesan yang disampaikan oleh pengirim dapat disetujui oleh penerima dan ditindaklanjuti dengan perbuatan yang diminati oleh pengirim.
3. Tidak ada hambatan yang berarti untuk melakukan apa yang seharusnya dilakukan untuk menindaklanjuti pesan yang dikirim.

Faktor Kesamaan dan ketidaksamaan

Untuk kesamaan dan ketidaksamaan dalam derajat pasangan komunikator dan komunikan dalam proses komunikasi, Everett M. Rogers mengetengahkan istilah homophily dan heterophily yang dapat memperjelas hubungan komunikator dan komunikan dalam proses komunikasi antarpribadi.

• Homophily adalah sebuah istilah yang menggambarkan derajat pasangan perorangan yang berinteraksi yang memiliki kesamaan dalam sifatnya, seperti kepercayaan, nilai, pendidikan, dan sebagainya.
• Heterophily diartikan sebagai derajat pasangan orang-orang yang berinteraksi yang berada dalam sifat-sifat tertentu.

Dalam situasi bebas memilih dimana komunikator dapat berinteraksi dengan sealah seorang dari sejumlah komunikan yang satu sama lain berbeda, maka di situ terdapat kecenderungan yang kuat untuk memilih komunikan yang lebih menyamai dia.

Menurut Lazarsfeld dan Merton, homophily dapat merupakan hasil dari interaksi atau merupakan dasar bagi pemilihan untuk berinteraksi.

Kebanyakan komunikasi yang bersifat heterophily adalah komunikasi yang tidak efektif.

Akan tetapi hal ini dapat diatasi apabila komunikator memiliki kemampuan empatik.

Menurut Rogers dan Bhownik, empati sebagai kemampuan seseorang untuk memproyeksikan dirinya kepada peranan orang lain.

Apabila komunikator atau komunikan atau kedua-duanya (dalam situasi heterophily) mempunyai kemampuan untuk melakukan empati satu sama lain, kemungkinan besar akan terdapat
komunikasi yang efektif.

Ringkasnya, komuniaksi komunikasi heterophily kurang efektif dibandingkan dengan komuniaksi homophily, kecuali kalau komunikator mempunyai empati yang tinggi dengan komunikan.

Cara Komunikasi Efektif

Cara komunikasi efektif adalah berkomunikasi dengan mempertimbangkan faktor-faktor di atas.

Ada beberapa hal yang perlu Anda perhatikan jika Anda ingin mencapai tahap efektif dalam berkomunikasi, yaitu:

1. Tersenyum

Tersenyum merupakan salah satu bahasa tubuh yang cukup mempengaruhi saat berlangsungnya proses komunikasi.

Tentu saja tersenyum juga mempengaruhi kenyamanan lawan bicara Anda saat berkomunikasi. Dengan kenyamanan selama komunikasi akan membuat pesan yang disampaikan dapat diterima dengan baik, sehingga diharapkan nantinya akan memperoleh hasil yang sesuai harapan.

2. Berbicara dengan jelas

Berbicara dengan jelas, merupakan hal yang tidak kalah penting dalam komunikasi. Karena dalam proses komunikasi, sebagian besar dari kita tentu saja akan menggunakan suara.

Mungkin Anda pernah merasakan ketika menghubungi rekan Anda melalui telepon, dan saat itu jaringan sedang tidak terlalu bagus, sehingga suara Anda terdengar putus-putus.

Yang terjadi adalah informasi tidak tersampaikan secara utuh, sehingga sangat memungkinkan munculnya kesalahan. Jika menghadapi hal ini, bisa diantisipasi dengan mengirimka informasi tambahan berupa teks.

3. Rileks

Dengan mengkondisikan tubuh dan emosi secara rileks, tentu saja pikiran Anda akan menjadi lebih jernih.

Dengan pikiran yang jernih, Anda dapat berpikir secara runtut dan detail sehingga informasi yang Anda sampaikan dapat secara utuh.

Terkadang karena kondisi tertentu, saat mengkomunikasikan suatu hal Anda berada pada kondisi yang tegang. Anda dapat mengatasi dengan minum air putih dan mengatur nafas serta melakukan sugesti terhadap diri sendiri bahwa “semua akan baik-baik saja”.

Dengan demikian, saat diri Anda sudah lebih relaks, Anda dapat mulai merencanakan apa saja yang akan Anda sampaikan.

4. Dengar dan pahami

Dalam proses komunikasi yang efektif, tentu saja berlangsung secara dua arah. Ada proses mendengar dan memahami informasi apa yang disampaikan.

Posisikan diri Anda sebagai pendengar dan pahami informasi yang disampaikan hingga tuntas, serta posisikan juga Anda sebagai pembicara saat menyampaikan informasi yang mudah diterima.

Dengan memahami fungsi masing-masing, tentu saja komunikasi dapat berjalan secara efektif.

Formula Komunikasi Efektif 7C

Salah satu tips populer tentang komunikasi efektif adalah Formula 7C, yaitu tips komunikasi efektif dengan memperhatikan unsur-unsur sebagai berikut:

1. Completeness, Lengkap

Komunikasi harus lengkap. Menyampaikan semua fakta yang diperlukan oleh penerima. Dalam dunia jurnalistik, kelengkapan informasi dirumuskan dalam 5W+1H (What, Who, When, Where, Why, How).

2. Conciseness, Ringkas

Menggunakan sesedikit mungkin kata-kata. Menghindari menggunakan kata-kata yang berlebihan dan tidak perlu. Pesan singkat lebih menarik dan mudah dipahami. Gunakan kalimat seefektif mungkin.

3. Consideration, Penuh Pertimbangan

Memperhatikan sudut pandang orang lain, pola pikir, tingkat pendidikan, minat, kebutuha, kepentingan, dan emosinya.

4. Clarity, Jelas

Menggunakan kata-kata yang tepat, bermakna tunggal, dan membingungkan atau menimbulkan persepsi lain.

5. Concreteness, Nyata

Konkret memperkuat kepercayaan. Pesan konkret didukung fakta-fakta spesifik dan angka. Pesan konkret tidak disalahtafsirkan.

6. Courtesy, Tata Krama

Ini soal cara penyampaian. Pesan disampaikan dengan tulus, sopan, bijak, reflektif, dan antusias, serta mempertimbangkan sudut pandang dan perasaan penerima pesan, termasuk menjaga perasaan dan respek terhadap penerima pesan.

7. Correctness, Benar

Pesan yang disampaikan harus benar dari segi substansi dan tata bahasa, juga tepat dari sisi waktu dan sasaran.

Formula 7C itu adalah teknik komunikasi efektif versi “Seven C’s of Effective Communication“.

Formula Komunikasi REACH

Cara komunikasi efektif populer lainnya dikenal dengan “Lima Hukum Komunikasi Efektif” yang terangkum dalam singkatan REACH.

Rumus yang ditawarkan para ahli ini disebut “The 5 Inevitable Laws of Efffective Communication”, yakni Respect, Empathy, Audible, Clear, dan Humble.

1. Respect

Menghargai komunikan atau menjaga harga diri orang lain. Rasa hormat dan sikap menghargai merupakan hukum yang pertama dalam kita berkomunikasi dengan orang lain.

Suatu komunikasi yang dibangun atas dasar sikap saling menghargai dan menghormati akan membangun kerjasama diantara orang-orang yang terlibat di dalamnya.

2. Empathy

Kemampuan menempatkan diri kita pada situasi atau kondisi yang dihadapi oleh orang lain. Ini diawali dengan kemampuan mendengarkan atau mengerti terlebih dulu sebelum didengarkan atau dimengerti oleh orang lain.

Empati bisa juga berarti kemampuan untuk mendengar dan siap menerima masukan ataupun umpan balik apapun dengan sikap yang positif.

Dengan memahami dan mendengar orang lain terlebih dahulu, kita dapat membangun keterbukaan dan kepercayaan yang kita perlukan dalam membangun kerja sama atau sinergi dengan orang lain.

Empati akan memampukan kita untuk dapat menyampaikan pesan dengan cara dan sikap yang akan memudahkan penerima pesan menerimanya.

3. Audible

Audible artinya dapat didengarkan atau mudah dimengerti dengan baik. Hukum komunikasi efektif ini menyatakan, pesan harus disampaikan melalui media atau delivery channel sedemikian hingga dapat diterima dengan baik oleh penerima pesan.

Hukum ini mengacu pada kemampuan kita untuk menggunakan berbagai media ataupun perlengkapan atau alat bantu audio visual yang akan membantu kita agar pesan yang kita sampaikan dapat diterima dengan baik.

Dalam komunikasi personal hal ini berarti bahwa pesan disampaikan dengan cara atau sikap yang dapat diterima oleh penerima pesan.

4. Clarity

Clarity adalah kejelasan. Pesan yang disampaikan harus jelas, tidak menimbulkan multiinterpretasi atau berbagai penafsiran yang berlainan. Clarity dapat pula berarti keterbukaan dan transparansi.

5. Humble

Rendah hati, tidak angkuh atau arogan, tidak merasa “lebih” dari orang lain, termasuk di dalamnya tidak memandang rendah orang lain, berani mengakui kesalahan, rela memaafkan, dan lemah-lembut.

Sikap rendah hati dapat dikatakan sebagai bentuk penghargaan komunikator terhadap komunikan sebagai penerima pesan.

Demikian teknik, tips, unsur, faktor, sekaligus cara komunikasi efektif yang dihimpun dari berbagai sumber.

Referensi

• A. Liliweri, (1991). Komunikasi Antar Pribadi. Citra Aditya Bakti, Bandung.
• Everret M. Rogers & Thomas M. Steinfatt, (1999), Intercultural Communication, Waveland Press Illionis.
• Dedy Mulyana,(2001), Ilmu Komunikas Suatu Pengantar, Remaja Rosdakarya, Bandung.
• Depdikbud, (1984). Kemampuan Berkomunikasi antar Pribadi. Ditjen Dikti, Jakarta.
• J.A., Devito, (1997). Komunikasi antar Manusia. Professional Books, Jakarta.
• Nelson, R., Jones (1996). Cara Membina Hubungan Baik dengan Orang Lain. Bumi Aksara, Jakarta.
• Jalaludin Rakhmat, (1996). Psikologi Komunikasi. Remaja Rosdakarya, Bandung.
• Tubbs, S., Moss, S., (2000). Human Communication, prinsip-prinsip dasar. Rosdakarja, Bandung.