Kita sudah bahas soal pengertian komunikasi online, termasuk soal etika dan jenis-jenisnya. Kali ini kita bahas tips untuk komunikasi online yang ffektif (effective online communication).
Komunikasi adalah salah satu keterampilan terpenting yang Anda butuhkan untuk kehidupan yang sukses.
Komunikasi yang efektif adalah bagian penting dari pekerjaan apa pun. Komunikasi efektif membantu kita untuk menyampaikan ide-ide kita dengan jelas dan membangun hubungan dengan orang-orang yang bekerja dengan kita.
Kecanggihan teknologi komunikasi telah mengubah komunikasi sehari-hari secara mendasar. Alih-alih mampir ke ruangan kolega untuk mengobrol atau menghadiri rapat tim di tempat, banyak dari kita yang mengandalkan konferensi video dan alat perpesanan online seperti WhatsApp (WA).
7 Tips Untuk Komunikasi Online yang Efektif
Berikut adalah 7 cara Anda dapat meningkatkan keterampilan komunikasi online Anda.
1. Bangun persona online
Menjadi mudah didekati secara online adalah kunci pertama untuk komunikasi online yang efektif.
Dalam “telecommuting” (komunikasi online) berarti kita tidak bisa terlalu mengandalkan bahasa tubuh atau nada untuk mengungkapkan perasaan kita.
Karenanya, penting untuk menembus penghalang digital ini dengan menyampaikan keramahan, empati, dan profesionalisme melalui persona online yang kita buat untuk diri kita sendiri.
Mempertahankan etiket dasar dapat menghasilkan keajaiban. Sesuatu yang sederhana seperti memulai percakapan dengan salam dan mengakui pekerjaan yang dilakukan rekan kerja Anda dapat membantu menumbuhkan niat baik dan membangun persahabatan.
Mendengarkan orang lain juga merupakan bagian integral dari komunikasi online. Penting untuk mengingatkan diri sendiri bahwa percakapan apa pun (termasuk telecommuting) adalah jalan dua arah.
Bersabar dengan orang lain dan membuat mereka merasa didengarkan dan dihargai berbicara banyak tentang perilaku Anda di tempat kerja online.
2. Patuhi Netiket
Kita berbicara tentang etiket, sekarang saatnya untuk mengeksplorasi “netiket” atau etika internet.
Kita semua memiliki keanehan dalam komunikasi online yang efektif, tetapi ada beberapa aturan umum yang harus dipatuhi terutama ketika miskomunikasi lebih mungkin terjadi secara online.
Ada daftar aturan netiket yang tak ada habisnya, tetapi salah satu ekspektasi paling mendasar adalah memahami nada.
Catat dengan sadar siapa yang Anda ajak bicara dan apakah pantas menggunakan nada formal atau informal.
Jika Anda berbicara dengan klien, atau atasan Anda, Anda mungkin ingin mengambil nada yang lebih formal yang menunjukkan kesopanan.
Sebaliknya, jika Anda melakukan obrolan informal dengan teman kerja atau kolega dekat, nada yang terlalu formal mungkin terkesan tidak ramah atau klinis.
Berikut adalah beberapa aturan netiket tambahan untuk dipertimbangkan:
- Jangan ketik HURUF BESAR SEMUA (ALL CAPS). Itu bisa membuat pesan Anda terlihat bermusuhan.
- Emoji dapat membantu menambahkan beberapa emosi ke teks Anda. Namun, gunakan hanya di tempat yang Anda anggap tepat.
- Sarkasme (yang seringkali bergantung pada nada dan penyampaian) mungkin tidak diterima dengan baik secara online. Alih-alih dianggap lucu, kadang-kadang bisa terlihat kasar.
Netiket adalah kerangka perilaku yang diterima saat berkomunikasi secara online. Dalam banyak hal, pentingnya netiket melebihi etiket tatap muka, karena tidak seperti kenalan singkat, internet menciptakan catatan komunikasi permanen yang dapat menghantui orang dan bisnis yang tidak efektif atau ofensif dalam interaksi online sebelumnya.
Saat berkomunikasi melalui saluran tanpa wajah, seperti email atau platform sosial, penting untuk diingat bahwa ada orang sungguhan di pihak penerima, meskipun Anda tidak dapat melihatnya.
Ini juga akan memastikan Anda menggunakan bahasa manusia, daripada menulis dengan penerima robot.
Apa yang bisa dilakukan?
Pertama-tama, bersikaplah sopan seperti saat Anda bertemu secara offline. Akui privasi orang lain dan hargai waktu mereka.
Anda juga dapat memasukkan sapaan dan salam sederhana untuk membuat koresponden merasa aman dan dihormati.
3. Ringkas dan tepat
Apakah Anda menjawab email kantor atau membagi dua sen Anda selama panggilan Zoom, menjaga masukan Anda tetap jelas dan ringkas membantu orang lain memahami sudut pandang Anda dengan lebih baik.
Ketergantungan yang meningkat pada komunikasi jarak jauh atau komunikasi daring berarti bahwa setiap celah dalam komunikasi atau detail kecil harus diungkapkan secara online dengan kejelasan dan penekanan yang lebih besar.
Komunikasi online dapat mendistorsi cara kita berkomunikasi secara alami. Dari kesulitan teknis hingga gangguan di sekitarnya, jauh lebih mudah kehilangan jejak apa yang dikatakan seseorang secara online.
Langsung ke intinya memberi orang lain waktu tayang untuk menyuarakan umpan balik dan pendapat mereka, terutama saat jadwal rapat padat.
Dalam komunikasi tertulis, jangan takut untuk langsung ke intinya!
Ekspresikan poin pernyataan Anda di awal sebelum memberikan penjelasan singkat.
Ingatlah, pemformatan juga penting – dinding teks yang berantakan secara visual dengan cepat membuat pembaca tidak tertarik. Pastikan untuk membatasi konten Anda menggunakan paragraf.
Tulislah untuk mengekspresikan dan bukan untuk mengesankan. Terkadang, kalimat yang lebih pendek dan sederhana (dibandingkan dengan istilah bombastis) membantu menyampaikan pesan Anda dengan cara yang lebih koheren.
Bantu pembaca Anda untuk memahami kebutuhan Anda dengan lebih baik dengan mengurangi frasa atau informasi yang tidak perlu.
Saat menulis konten, penting untuk menulis dengan gaya yang disukai audiens Anda. Pertimbangkan hal berikut:
1. Nada suara
Apakah Anda menulis salinan formal yang membutuhkan kosakata canggih, atau apakah audiens Anda akan merespons dengan lebih baik gaya penulisan percakapan yang lebih santai?
2. Jargon teknis
Terlalu banyak ‘jargon’ industri dapat mengasingkan audiens yang tidak terbiasa dengan terminologi spesifik semacam itu. Alih-alih, gunakan istilah teknis jika perlu, tetapi usahakan agar konten Anda dapat diakses semaksimal mungkin.
Saat menggunakan akronim, selalu tulis frasa lengkap secara lengkap saat pertama kali Anda menggunakannya diikuti dengan akronim dalam tanda kurung – misalnya pengoptimalan mesin telusur (SEO). Dengan begitu, pembaca akan tahu persis apa yang Anda maksudkan nanti di teks.
3. Pisahkan teks Anda
Halaman panjang dari salinan yang tidak terputus kemungkinan besar akan membuat banyak pembaca tidak tertarik.
Gunakan subjudul, poin-poin, dan daftar untuk memecah konten Anda menjadi potongan-potongan yang mudah dicerna yang terlihat tidak terlalu menakutkan di layar.
Dari perspektif SEO, halaman web yang terstruktur dengan baik juga jauh lebih mudah bagi laba-laba untuk dirayapi dan diindeks.
Namun, karena sebagian besar komunikasi online menggunakan kata-kata tertulis (email, obrolan, forum, diskusi, komentar media sosial, dll), pengetahuan kosa kata dan tata bahasa yang baik sangat penting; jika ragu, selalu periksa.
Komunikasi online dapat dengan mudah diperbaiki melalui proofreading. Cek untuk:
- Kesalahan tata bahasa dan tanda baca
- Struktur kalimat yang buruk
- Kesalahan ejaan atau salah ketik
4. Gunakan alat bantu visual
Diskusi bisa jadi sulit untuk diikuti secara online. Bantu orang lain untuk tetap berada di jalur dengan menggunakan alat bantu visual.
Alat bantu visual ini bisa berupa slide presentasi, papan tulis virtual, hingga infografis.
Alat bantu visual juga merupakan cara yang bagus untuk melakukan rekap dan ringkasan poin Anda. Dengan cara ini, Anda dapat memastikan bahwa audiens Anda mengingat hal-hal penting dari presentasi Anda!
5. Perhatikan bahasa tubuh
Membaca bahasa tubuh online membutuhkan latihan. Tidak seperti percakapan langsung, akan jauh lebih sulit untuk menangkap isyarat fisik yang halus dalam komunikasi onlne.
Saat berbicara, perhatikan ekspresi dan isyarat non-verbal orang lain.
- Apakah mereka terlihat bingung?
- Apakah mereka tampaknya mengalami kesulitan mendengarmu?
- Apakah mereka tampak tidak terlibat?
Pengamatan kecil ini dapat membantu Anda mengklarifikasi keraguan atau masalah apa pun yang mungkin dipikirkan orang lain.
Ini memberi Anda kesempatan untuk menjeda presentasi Anda dan memberi orang lain waktu tayang dan ruang untuk mengajukan pertanyaan.
Anda juga dapat mencoba membuat presentasi Anda lebih terbuka untuk mendorong orang lain menyuarakan pendapat mereka.
6. Sampaikan nada yang tepat
Komunikasi online berbeda dari pertemuan langsung karena sering kali tidak ada isyarat non-verbal seperti ekspresi wajah, gerak tubuh, dan nada suara.
Saat berkomunikasi secara online dengan pelanggan dan prospek, penting untuk menetapkan nada percakapan yang benar sejak awal.
Humor bisa menjadi pemecah kebekuan yang efektif saat digunakan dalam situasi tatap muka dan dapat membantu membangun hubungan baik dengan kenalan baru, namun berhati-hatilah saat menggunakan bahasa humor online; hindari nada yang mudah disalahartikan dalam tulisan, seperti sarkasme atau ironi, agar tidak menyinggung orang secara tidak sengaja dan membakar jembatan yang telah Anda bangun dengan kerja keras.
Gaya komunikasi yang berbeda dapat dipilih berdasarkan konteks. Misalnya, Anda dapat menggunakan istilah sehari-hari saat mengobrol dengan pelanggan lama, tetapi untuk menyelesaikan keluhan pelanggan, menggunakan ucapan formal dan tata bahasa yang benar biasanya paling baik untuk memastikan pelanggan tahu bahwa Anda menangani masalah dengan serius.
7. Berikan tanggapan menyeluruh
Saat menulis tanggapan untuk pelanggan Anda, pastikan untuk mengatasi semua masalah yang disajikan kepada Anda secara menyeluruh.
Dalam beberapa situasi, adalah mungkin untuk mengantisipasi pertanyaan tindak lanjut yang mungkin diajukan pelanggan untuk membuat komunikasi lebih cepat dan lebih efisien.
Sebagai aturan umum, Anda harus selalu memberikan jawaban atas pertanyaan dasar seperti “Siapa?”, “Apa?”, “Kapan?”, “Di mana?”, “Mengapa?”, dan “Bagaimana?”.
Jika Anda tidak yakin tentang arti kekhawatiran pelanggan, atau masalah yang mereka sampaikan, jangan takut untuk meminta klarifikasi. Selalu lebih baik bertanya dulu daripada menyesal kemudian.
Demikian tips komunikasi online efektif. (Sumber: Browser Media, Deskimo).
