Komunikasi adalah bagian penting dari kesuksesan organisasi mana pun. Ada 5 komponen strategi komunikasi yang akan membuat komunikasi lembaga berlangsung efektif.
Komunikasi merupakan faktor penting dalam menunjang kinerja dan citra sebuah lembaga. Penyampaian pesan harus melalui sebuah proses dalam konsep strategi komunikasi.
Seiring perkembangan pesat media, lembaga harus mampu memanfaatkan setiap media yang ada untuk mengembangkan komunikasi dengan klien, konsumen, atau publik.
Krisis dapat dialami lembaga, organisasi, ataupun perusahaan yang menimbulkan citra negatif dan menurunkan kepercayaan publik. Krisis ini dapat terjadi akibat pemberitaan media.
Bagaimana strategi komunikasi sehingga terhindari dari krisis? Bagaimana cara menghadapi bahkan mengubah krisis menjadi peluang meningkatkan citra lembaga di mata publik?
Bagaimana sebuah lembaga, khususnya Humas (PR) atau Marcomm melakukan komunikasi internal dan eksternal yang efektif?
Pengertian Strategi Komunikasi
Strategi komunikasi adalah rencana untuk berkomunikasi dengan audiens target Anda.
Menurut Onong Uchjana Effendy dalam Ilmu Komunikasi Suatu Pengantar, strategi komunikasi adalah perencanaan dalam penyampaian pesan melalui kombinasi berbagai unsur komunikasi seperti frekuensi, formalitas, isi, dan saluran komunikasi sehingga pesan yang disampaikan mudah diterima dan dipahami serta dapat mengubah sikap atau perilaku sesuai dengan tujuan komunikasi.
Strategi komunikasi merupakan penggabungan antara perencanaan komunikasi (communication planning) dan manajemen (communication management) dalam mencapai tujuannya.
Dalam mencapai tujuan tersebut strategi komunikasi harus menampilkan operasionalnya secara taktis, dalam arti pendekatan bisa berubah sewaktu-waktu, bergantung pada situasi dan kondisi.
Dalam strategi komunikasi, ketika kita sudah memahami sifat komunikan, dan memahami efek yang ditimbulkan dari mereka, maka sangatlah penting dalam memilih cara apa yang baik untuk berkomunikasi, karena ini berkaitan dengan media apa yang akan kita gunakan.
Secara detail, pengertian strategi komunikasi adalah salah satu cara untuk mengatur pelaksanaan sebuah proses komunikasi, mulai dari perencanaan (planning), pelaksanaan (implementation), hingga evaluasi (evaluation).
5 Komponenen Strategi Komunikasi
Berikut ini lima komponen strategi komunikasi. Disadur dari Forbes.
Strategi komunikasi mencakup dengan siapa Anda berbicara, mengapa Anda berbicara dengan mereka, bagaimana Anda akan berbicara dengan mereka, kapan Anda akan berbicara dengan mereka, bentuk komunikasi apa yang harus diambil, dan Saluran atau media apa yang harus Anda gunakan?
1. Apa Tujuan Komunikasi Anda?
Pesan yang Anda sampaikan dalam komunikasi harus diterima orang yang tepat dan terjadi saat mereka siap menerimanya. Anda juga harus memastikan cara terbaik agar audiens menerima atau mendengar pesan Anda dengan baik.
Tujuan komunikasi Anda harus menjawab pertanyaan-pertanyaan ini:
- Siapa yang harus saya jangkau?
- Mengapa saya harus menjangkau mereka?
- Apa yang akan dikatakan oleh komunikasi saya?
- Bagaimana saya akan menyampaikan pesan ini pada waktu yang akan memberikan dampak terbaik bagi audiens saya (dan bagi saya)?
- Saluran apa yang saya gunakan atau dapat saya gunakan untuk pengiriman?
2. Dengan Siapa Anda Berkomunikasi?
Siapa target audiens Anda dan pesan apa yang perlu mereka dengar?
Komunikan, audiens, atau target dapat bervariasi dari satu waktu ke waktu. Target audiens dapat mencakup pelanggan, karyawan, atau media Anda.
Tentukan siapa yang perlu mendengar apa yang terjadi di organisasi Anda. Setiap rencana komunikasi berbeda, tetapi mereka tidak boleh satu ukuran untuk semua.
Sebaiknya, buat peta audiens yang mengidentifikasi audiens utama dan pesan yang perlu mereka dengar tentang organisasi atau tujuan Anda agar mereka dapat mengambil tindakan.
3. Bagaimana Pesan Ini Akan Dikomunikasikan?
Strategi komunikasi Anda menyediakan kerangka kerja untuk kegiatan penjangkauan perusahaan, termasuk apa yang perlu dilakukan melalui saluran komunikasi seperti media sosial, pemasaran email, posting blog, konten video di YouTube atau Vimeo, dan sebagainya.
Semakin spesifik Anda menentukan format pesan Anda (dan visual) — meskipun tampaknya berulang — semakin baik peluang Anda untuk membuat orang terlibat dan mengambil tindakan.
Sebuah pesan dapat dikemas dalam berbagai jenis konten –teks atau tulisan, gambar, audio, dan video atau multimedia. Format video paling populer, menarik, dan efektif.
4. Kapan Komunikasi Ini Harus Terjadi?
Lembaga atau organisasi harus menggunakan komunikasi mereka dengan bijaksana dan strategis agar berhasil.
Tetapi pentingnya waktu juga penting untuk berkomunikasi secara efektif. Strategi komunikasi Anda harus menentukan kapan pesan harus dikomunikasikan, termasuk apakah itu sekarang atau nanti.
Tim komunikasi Anda (humas atau marketing) harus mempertimbangkan hal ini saat mereka mengembangkan pesan dan rencana timing penyampaian pesan Anda.
Anda bisa mengembangkan dua strategi yang sama efektifnya: satu untuk “sekarang” dan satu lagi yang dapat digunakan untuk mengantisipasi peristiwa yang mungkin terjadi di kemudian hari.
Rencana komunikasi krisis membantu melindungi dari kejadian tak terduga, apa pun yang terjadi.
5. Siapa yang Akan Bertanggung Jawab?
Profesional komunikasi harus menjadi orang yang bertanggung jawab untuk berkomunikasi dengan audiens eksternal, dan mereka harus sering melakukannya selama krisis.
Namun, departemen sumber daya manusia (HRD) mungkin juga perlu berkomunikasi secara internal tentang perubahan apa pun yang dapat memengaruhi karyawan.
- Tentukan pesan utama, lalu putuskan siapa yang akan menyampaikannya.
- Tentukan audiens dan fokus pada apa yang perlu mereka ketahui tentang perubahan ini.
- Pastikan untuk memberikan informasi secara tepat waktu, tetapi juga jaga agar pesan tetap singkat sehingga karyawan dapat mencernanya dengan mudah.
Kesimpulan
Strategi komunikasi adalah tahapan dalam menyampaikan pesan lembaga kepada publik untuk membangun dan memelihara citra lembaga.
Rencana komunikasi strategis dapat membantu Anda mengomunikasikan pesan Anda kepada orang yang tepat pada waktu yang paling tepat.
Dengan mempertimbangkan lima komponen di atas, Anda dapat menyusun strategi komunikasi yang solid yang dapat mendorong lebih banyak kesuksesan untuk bisnis Anda.
